Avtor: Jure Knez, RRA Koroška d.o.o. – Mrežni podjetniški inkubator Koroška
avgust 2024
čas branja: 5 min
Sedanjost je digitalna. Predvsem pa bo takšna prihodnost. Zato si poslovanja brez uporabe digitalnih orodij oz. aplikacij večina od nas praktično ne zna več predstavljati. Kljub temu se v MPIK srečujemo z mnogimi potencialnimi podjetniki in podjetji, ki teh orodij ne uporabljajo ali jih zaradi nepoznavanja ne izkoristijo v največji možni meri.
V članku bomo zato razkrili mite in prednosti uporabe digitalnih orodij z vidika mikro in malih podjetij. Ob tem bomo predstavili nekaj od praktično nepregledne množice digitalnih orodij oz. aplikacij, ki vam lahko bistveno olajšajo in pohitrijo vsakodnevno delo ter izboljšajo produktivnost.
Miti o uporabi digitalnih orodij
Obstaja kar nekaj mitov o uporabi digitalnih orodij, ki marsikoga odvrnejo od njihove uporabe. Med najpogostejšimi so naslednji:
Digitalna orodja so predraga za mala podjetja: Veliko podjetnikov meni, da so digitalna orodja predraga in dosegljiva le za večja podjetja. V resnici pa obstajajo številna cenovno dostopna ali celo brezplačna digitalna orodja, ki so posebej prilagojena potrebam majhnih in mikro podjetij. Prav tako so stroški uporabe teh orodij pogosto nižji od stroškov ročnega upravljanja poslovnih procesov.
Uporaba digitalnih orodij je preveč zapletena: Mnogi verjamejo, da je uporaba digitalnih orodij zahtevna in zahteva posebno tehnično znanje. V resnici pa je večina sodobnih orodij zasnovana tako, da so uporabniku prijazna in enostavna za uporabo, tudi za tiste brez posebnega tehničnega znanja. Večina orodij ponuja tudi obsežno podporo uporabnikom, prav tako so na spletu dostopni nešteti brezplačni nasveti, video navodila itd.
Digitalna orodja niso varna: Nekatera podjetja so zaskrbljena zaradi varnosti podatkov pri uporabi digitalnih orodij, zlasti v oblaku. Čeprav tveganja obstajajo, mnoga digitalna orodja vključujejo varnostne ukrepe, kot so šifriranje podatkov, redne varnostne kopije in strogi protokoli za avtentikacijo. Uporaba ustrezno zavarovanih orodij je v resnici varnejša kot zastarele metode izvajanja nalog.
Digitalna orodja zamenjujejo človeški element: Obstaja strah, da uporaba digitalnih orodij pomeni zmanjšanje medosebnih stikov in osebnega pristopa do strank ali zaposlenih. V resnici pa digitalna orodja pogosto izboljšajo komunikacijo in sodelovanje, saj omogočajo hitrejšo in bolj učinkovito izmenjavo informacij. Prav tako lahko avtomatizacija rutinskih nalog sprosti čas za bolj osebne in strateške aktivnosti.
Digitalna orodja niso potrebna za majhna podjetja: Nekatera podjetja menijo, da digitalna orodja niso nujna, ker lahko majhne ekipe učinkovito delujejo tudi brez njih. Vendar pa digitalna orodja omogočajo majhnim podjetjem, da ostanejo konkurenčna, povečajo svojo produktivnost in izboljšajo organizacijo, kar je ključno za rast in uspeh na dolgi rok.
Šest konkretnih področij uporabe digitalnih orodij
Verjetno ne obstaja področje poslovanja podjetja, za katerega ne bi obstajala tudi digitalna orodja in aplikacije. Tokrat se bomo osredotočili na zelo konkretna področja in za vsako od njih predstavili primere orodij. Poudarjamo, da izbor orodij nikakor ni dokončen; navedena orodja so med pogosteje uporabljenimi, večino od njih uporabljamo tudi sami na RRA Koroška. Za vsako od njih pa obstaja mnogo alternativ.
1. Shranjevanje in upravljanje datotek v oblaku
Gre za orodja, ki ponujajo enostavno shranjevanje, upravljanje in deljenje datotek v oblaku. Glavne prednosti: dostop do podatkov kjerkoli in kadarkoli na vseh napravah ter večja varnost pred izgubo podatkov, kot pa če imamo le-te shranjene samo lokalno na naših napravah. Pogosto uporabljene so naslednje aplikacije:
- Dropbox,
- OneDrive (Microsoftova storitev),
- Google Drive.
2. Spletni koledar za enostavno upravljanje časa in organizacijo dogodkov
Gotovo se vam zgodi, da pozabite na dogodek, ki bi se ga morali udeležiti. Ali pa se ne spomnite, ob kateri uri se začne sestanek. Da ne govorimo o rojstnih dnevih vaših najdražjih! Preprosta rešitev je spletni koledar, kamor vpisujete vse dogodke ter si za njih nastavite opomnike, da jih nikoli več ne boste zamudili. Verjemite, ljudje okoli vas bodo navdušeni nad vašo točnostjo, organiziranostjo in pozornostjo 😊 Nekaj primerov orodij:
3. Učinkovito upravljanje nalog in opravil
Ničkolikokrat začnete z delom in imate že takoj občutek, da ste popolnoma zasuti z nalogami. Da ne veste, katerih nalog se lotiti, katere imajo prednost, kakšni so časovni roki, kaj je bilo pri kateri od nalog že opravljeno. Idealna rešitev za te probleme so aplikacije za upravljanje nalog in opravil, ki omogočajo ustvarjanje seznamov opravil, dodeljevanje rokov, nastavitev prioritet in opomnikov, dodeljevanje nalog drugim, spremljanje napredka in še mnogo več. Aplikacije:
4. Grafično oblikovanje, izdelava vabil, letakov, plakatov, logotipov, predstavitev, objav za družbena omrežja, infografik itd.
- V zadnjih letih je izredno popularno orodje za ta namen Canva, ki je priljubljena zaradi svoje enostavne uporabe, širokega spektra predlog in prilagodljivih možnosti oblikovanja. Ter zato, ker tudi brezplačna verzija ponuja zelo veliko.
5. Izdelava anket, obrazcev in vprašalnikov
Pogosto smo pred nalogo, da moramo zbirati prijave za dogodek, preveriti zadovoljstvo naših uporabnikov s storitvijo ali izdelkom ali pa izvesti anketo. Enostaven način za to nam ponujajo spletna orodja za izdelavo anket, obrazcev in vprašalnikov. Le-ta nam hkrati olajšajo delo s tem, da samodejno zberejo in prikažejo podatke v obliki tabel in grafikonov. Med bolj znanimi orodji so:
6. Umetna inteligenca (AI - Artificial Intelligence)
Nikakor ne moremo mimo AI orodij, katerih seznam je praktično nepregledno dolg in z vsakim dnem daljši. Tudi mnoga med zgoraj omenjenimi orodji vsebuje AI elemente. Umetna inteligenca nam lahko pomaga na različnih področjih: ustvarjanje vsebin in pisanje, izdelava najrazličnejših grafičnih elementov, obdelava in analiza podatkov, podpora strankam in pomoč uporabnikom, avtomatizacija opravil… Med trenutno najbolj znanimi in pogosto uporabljenimi orodji so:
- Chat GPT (jezikovni model za generiranje besedil, odgovarjanje na vprašanja, pomoč pri pisanju ter analizi podatkov),
- Google Gemini (jezikovni model za obdelavo naravnega jezika za razumevanje besedil, generiranje vsebin in pomoč pri iskanju informacij ter analizi podatkov),
- Microsoft Copilot (AI orodje, integrirano v Microsoftove aplikacije, kot sta Word in Excel, ki pomaga pri pisanju, analizi podatkov in ustvarjanju vsebin),
- Midjourney (ustvarjanje slik),
- DALL-E (ustvarjanje slik),
- Grammarly (preverjanje slovnice in pravopis).
Katerokoli orodje boste uporabili pri svojem delu vam bo že na kratek rok prineslo prihranek časa, večjo učinkovitost ter predvsem boljše rezultate. Potrebno je samo narediti prvi korak k njihovi uporabi!
V Mrežnem podjetniškem inkubatorju Koroška (MPIK) med drugim ponujamo brezplačni mentorski in svetovalni program. Mentorji in strokovnjaki vam lahko pomagajo tudi pri vprašanjih, vezanih na vpeljavo digitalnih orodij v vaše poslovanje. Klikni tu za kontakt.
